Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i tuoi dati

Titolare del trattamento e' AFAI S.r.l., con sede in Via Selvetelle 3b, 81013 Caiazzo (CE), Italia, partita IVA e codice fiscale 04893270613, REA CE-364037.

Per esercitare i tuoi diritti o per qualunque domanda su questa informativa scrivi a privacy@afai.it.

Il Titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati. La valutazione dei criteri dell'articolo 37 del Regolamento, con le ragioni della mancata designazione, e' documentata e disponibile su richiesta.

2. Che cosa questa informativa NON riguarda

Questa informativa riguarda i dati delle persone che usano il Servizio: chi apre un account, chi accede, chi scrive all'assistenza, chi riceve le nostre comunicazioni di servizio.

NON riguarda i dati che tu inserisci nel Servizio per la tua attivita' — i tuoi clienti, i tuoi fornitori, i tuoi collaboratori. Di quei dati il titolare del trattamento sei tu: noi li trattiamo per tuo conto, su tua istruzione, e il rapporto e' regolato dall'atto di nomina pubblicato su /dpa. Se un tuo cliente ci chiede l'accesso o la cancellazione dei suoi dati, noi non decidiamo: ti inoltriamo la richiesta e ti assistiamo.

3. Quali dati trattiamo

Raccogliamo soltanto i dati che servono a farti usare il Servizio e a tenerlo sicuro. Non chiediamo categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del Regolamento, e il Servizio non e' progettato per riceverne nel tuo profilo.

• dati di registrazione e di profilo: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, la password conservata in forma cifrata non reversibile;
• dati dell'azienda che amministri, compresi quelli fiscali che inserisci per emettere documenti: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, regime fiscale, coordinate bancarie;
• dati di accesso e di sicurezza: data e ora degli accessi, indirizzo IP e tipo di programma di navigazione, esiti della verifica in due passaggi, codici di recupero, token di conferma dell'indirizzo e di reimpostazione della password;
• prova delle accettazioni: quale documento legale hai accettato, in quale versione, quando, da quale indirizzo IP e con quale programma di navigazione;
• registro degli eventi: le operazioni compiute nel Servizio, con chi le ha compiute e da dove, per ricostruire che cosa e' avvenuto sui tuoi documenti;
• comunicazioni con l'assistenza: il contenuto delle tue segnalazioni e le nostre risposte, con gli eventuali allegati;
• dati relativi al tuo abbonamento e alla fatturazione del corrispettivo;
• dati tecnici di navigazione nel Servizio: quando la raccolta e' attiva, la posizione dei clic, la profondita' di scorrimento e la forma dell'elemento su cui hai cliccato (per esempio «un pulsante con l'icona del cestino»), mai il testo che contiene e mai il contenuto dei tuoi documenti.

4. Perche' li trattiamo e in base a quale fondamento

Ogni trattamento ha una base giuridica dichiarata. Dove la base e' l'esecuzione del contratto o un obbligo di legge, non c'e' un consenso da revocare: senza quei dati il Servizio non puo' essere erogato.

• creare e gestire il tuo account e la tua azienda, farti usare il Servizio e fornirti assistenza — esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento;
• tenere il registro degli eventi, proteggere il Servizio da accessi non autorizzati, diagnosticare i guasti e migliorare le schermate piu' usate — nostro legittimo interesse alla sicurezza e al buon funzionamento, articolo 6, paragrafo 1, lettera f);
• conservare la prova di quali documenti legali hai accettato e in quale versione — nostro legittimo interesse a poter dimostrare il rispetto dell'articolo 28 del Regolamento, e tuo interesse a sapere che cosa hai accettato;
• emettere la fattura del corrispettivo e conservare la documentazione contabile — obbligo di legge, articolo 6, paragrafo 1, lettera c);
• inviarti comunicazioni di servizio indispensabili (conferma dell'indirizzo, reimpostazione della password, avvisi di sicurezza, scadenza della licenza) — esecuzione del contratto. Non sono comunicazioni commerciali e non si disattivano, perche' senza di esse non potresti usare o recuperare il tuo account.

5. Decisioni automatizzate e profilazione

Non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici nei tuoi confronti e non ti profiliamo. I controlli automatici del Servizio — per esempio la verifica formale di un documento o il calcolo di un'imposta — non decidono su di te: segnalano un errore a te, che resti libero di correggerlo.

6. A chi comunichiamo i dati

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo per finalita' di terzi. Li comunichiamo soltanto a chi ci serve per erogare il Servizio, e a ciascuno per quello che fa.

I fornitori che trattano dati per nostro conto sono nominati responsabili del trattamento con contratto: l'elenco nominativo e aggiornato e' pubblicato su /sub-responsabili.

Comunichiamo dati anche quando un obbligo di legge lo impone: all'Agenzia delle Entrate per la fatturazione del nostro corrispettivo, al nostro consulente fiscale, e all'autorita' giudiziaria o di polizia su richiesta legittima.

Il trattamento avviene nell'Unione Europea. Alla data di questa versione non e' previsto alcun trasferimento dei tuoi dati verso Paesi terzi; se diventasse necessario, lo indicheremmo nell'elenco dei responsabili con la base giuridica del trasferimento prima di effettuarlo.

7. Per quanto tempo li conserviamo

Teniamo i dati del tuo account e della tua azienda per tutta la durata del rapporto. Alla cessazione puoi esportarli e puoi chiederne la cancellazione, che eseguiamo senza ingiustificato ritardo.

Alcuni dati restano oltre, e il motivo e' scritto: la documentazione contabile e fiscale per i termini di legge, fra cui i dieci anni dell'articolo 2220 del codice civile; le prove delle accettazioni dei documenti legali per il tempo in cui potremmo dover dimostrare di aver rispettato l'articolo 28 del Regolamento.

Il registro degli eventi e' per costruzione non modificabile e concatenato: una voce non si corregge e non si cancella, perche' un registro riscrivibile non proverebbe nulla. E' il motivo per cui una richiesta di cancellazione non puo' cancellare le voci che ti riguardano in quel registro; se la cancellazione ti spetta, rimuoviamo i dati identificativi dai sistemi di esercizio e il registro resta con i soli riferimenti tecnici necessari a tenere la catena integra.

8. Cookie e tecnologie simili

Il Servizio usa soltanto cookie tecnici, necessari a far funzionare l'accesso e a ricordare le tue preferenze: il cookie di sessione che ti tiene autenticato, quello del tema chiaro o scuro, quello dell'anno di esercizio selezionato. Per questi cookie la legge non chiede il consenso.

Non usiamo cookie di profilazione, non incorporiamo strumenti di statistica di terzi e non condividiamo dati di navigazione con circuiti pubblicitari.

9. I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualunque momento i diritti degli articoli da 15 a 22 del Regolamento, scrivendo al recapito della sezione 1. Rispondiamo entro un mese; se la richiesta e' complessa possiamo prendere piu' tempo, dicendotelo entro quel mese.

• accesso: sapere quali dati abbiamo su di te e ricevere una copia;
• rettifica: correggere un dato sbagliato o completarne uno incompleto;
• cancellazione, nei casi previsti dall'articolo 17;
• limitazione del trattamento, nei casi dell'articolo 18;
• portabilita': ricevere i tuoi dati in un formato leggibile e riutilizzabile. Per i dati della tua azienda puoi esercitarla da solo, con la funzione di esportazione integrata nel Servizio, senza chiedercelo;
• opposizione ai trattamenti fondati sul nostro legittimo interesse;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o ricorso all'autorita' giudiziaria.

10. Come proteggiamo i dati

Le misure che adottiamo sono tecniche prima che dichiarative: collegamento cifrato, password conservate in forma cifrata non reversibile, verifica in due passaggi disponibile, segreti e dati sensibili a riposo cifrati con algoritmo AES a 256 bit, separazione dei dati di ciascuna azienda imposta su ogni interrogazione, oscuramento automatico dei dati riservati nei registri tecnici, registro degli eventi concatenato con impronte crittografiche.

L'elenco completo delle misure, comprese quelle non ancora realizzate, e' allegato all'atto di nomina pubblicato su /dpa: lo pubblichiamo intero, lacune comprese, perche' un elenco che mostra solo cio' che funziona non aiuta nessuno a valutare il rischio.

11. Modifiche a questa informativa

Questa informativa ha un numero di versione, una data e un'impronta del testo. Quando cambia, il Servizio te lo segnala e registra quale versione hai letto e quando. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta.